Politique de confidentialité
Xenaos Cockpit · en vigueur au 8 octobre 2026
Cette politique explique quelles données Xenaos Cockpit (« le cockpit », accessible sur cockpit.xenaos.com) utilise, pourquoi, et comment elles sont protégées. Elle couvre en particulier les données obtenues lorsqu’une entreprise relie son compte Google ou Microsoft (Outlook, Microsoft 365).
1. Responsable
VLB Group SARL, qui exploite la marque Xenaos, 144 Z.A.E. Wolser A, L-3225 Bettembourg, Luxembourg (RCS Luxembourg : en cours d’immatriculation). Contact : kevin@xenaos.com. Pour les données de ses propres clients et appelants, l’entreprise utilisatrice du cockpit reste responsable de traitement ; Xenaos agit pour son compte.
2. Données traitées
- Comptes utilisateurs : nom, adresse e-mail, rôle, date de dernière connexion.
- Appels de l’agent : numéro de l’appelant, transcription, résumé, informations données pendant l’appel (nom, entreprise, e-mail, motif).
- Documents de l’entreprise déposés dans « Savoir », et pages de son site internet.
- Abonnement et consommation : offre souscrite, minutes d’appel utilisées, factures. Les données de carte bancaire sont traitées uniquement par Stripe ; Xenaos ne les voit pas.
- Données Google ou Microsoft, uniquement si l’entreprise relie son compte (voir ci-dessous).
- Notifications : réglages de chaque utilisateur et, s’il les active, l’identifiant technique de son appareil pour recevoir les notifications « nouvel appel ».
3. Données Google : ce que nous utilisons et pourquoi
| Autorisation demandée | Utilisation |
|---|---|
Adresse e-mail du compte (email, openid) | Afficher quel compte est relié, et adresser à l’entreprise les notifications de l’agent. |
Disponibilités de l’agenda (calendar.freebusy) | Savoir quels horaires sont libres ou occupés, pour proposer des créneaux à un appelant. Le titre et le contenu des événements ne sont pas lus. |
Événements de l’agenda (calendar.events) | Créer dans l’agenda le rendez-vous convenu avec l’appelant, avec un lien Google Meet pour une visio ; le déplacer ou l’annuler quand l’appelant le demande (pendant l’appel ou avec le lien de sa confirmation). Seuls les rendez-vous créés par Xenaos sont modifiés. |
Liste des agendas (calendar.calendarlist.readonly) | Afficher les agendas du compte (ex. « SAV », « Atelier ») pour que l’entreprise choisisse dans lequel chaque service prend ses rendez-vous. Le contenu des agendas n’est pas lu. |
Envoi d’e-mails (gmail.send) | Envoyer, depuis l’adresse de l’entreprise, la confirmation du rendez-vous et le rappel de la veille à l’appelant, et des notifications à l’entreprise et à son équipe (rendez-vous pris, message laissé, nouvel appel traité). Si l’entreprise les active dans Automatisations : la demande d’avis après un rendez-vous et l’invitation à reprendre rendez-vous, chacune avec un lien de désinscription. Le cockpit ne lit, ne modifie et ne supprime aucun e-mail : il n’a pas accès à la boîte de réception. |
Ce que nous conservons : l’adresse e-mail du compte relié et le jeton d’autorisation (chiffré au repos chez notre hébergeur de base de données), ainsi que la liste des rendez-vous créés par l’agent (date, forme, coordonnées données par l’appelant). Les disponibilités de l’agenda ne sont pas stockées : elles sont consultées au moment de l’appel.
Partage : les créneaux libres proposés sont transmis à l’agent vocal (ElevenLabs) pour être dits à l’appelant pendant l’appel. Aucune autre donnée Google n’est transmise à un tiers.
3 bis. Données Microsoft (Outlook, Microsoft 365)
| Autorisation demandée | Utilisation |
|---|---|
Profil et adresse (openid, email, User.Read) | Afficher quel compte est relié. |
Agenda (Calendars.ReadWrite) | Lire uniquement l’heure de début, l’heure de fin et la disponibilité des événements, pour proposer des créneaux libres (le titre et le contenu ne sont pas demandés) ; créer, déplacer ou annuler les rendez-vous pris par l’agent, avec un lien Microsoft Teams pour une visio quand le compte le permet. |
Envoi d’e-mails (Mail.Send) | Mêmes envois que pour Gmail, depuis l’adresse de l’entreprise. Aucun e-mail n’est lu. |
Accès durable (offline_access) | Permettre à l’agent de réserver à toute heure, sans que l’entreprise doive se reconnecter. |
Ces données sont traitées avec les mêmes limites que les données Google ci-dessous. L’accès peut être retiré à tout moment dans le cockpit (« Déconnecter ») ou sur myaccount.microsoft.com.
3 ter. Agendas de l’équipe, Calendly et Cal.com
Chaque membre de l’entreprise peut relier son propre agenda (Google, Outlook) ou son outil de réservation (Calendly, Cal.com), pour que l’agent réserve les rendez-vous qui lui reviennent. Pour Calendly et Cal.com, Xenaos lit uniquement le profil (nom, adresse e-mail), les types de rendez-vous et leurs créneaux libres, puis crée, décale ou annule les rendez-vous pris par l’agent. Les jetons et clés sont chiffrés. Chaque personne peut retirer son agenda à tout moment dans le cockpit (Rendez-vous › Retirer), ou révoquer l’accès dans l’outil lui-même.
4. Utilisation limitée des données Google
En particulier : les données Google servent uniquement aux fonctions décrites ci-dessus ; elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni pour évaluer la solvabilité ; elles ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle ; aucun humain ne les consulte, sauf avec l’accord explicite de l’entreprise pour un besoin de support, pour la sécurité, ou pour respecter la loi.
5. Prestataires
| Prestataire | Rôle |
|---|---|
| Netlify | Hébergement du site et des fonctions du cockpit |
| Supabase | Base de données et comptes utilisateurs |
| ElevenLabs | Agent vocal (appels téléphoniques) |
| Anthropic | Résumé des appels, réponses de l’Expert et assistant de préparation des automatisations, à partir des transcriptions, des documents et des messages de l’entreprise (aucune donnée Google) |
| Stripe | Paiement des abonnements et factures |
| Agenda et envoi d’e-mails, si l’entreprise relie son compte | |
| Microsoft | Agenda Outlook et envoi d’e-mails, si l’entreprise relie son compte |
| Calendly, Cal.com | Réservation des rendez-vous dans l’outil de la personne concernée, si elle le relie |
| Brevo | Envoi d’e-mails au nom de l’entreprise quand elle n’a pas relié sa boîte |
| Telnyx | Opérateur téléphonique : attribution du numéro de Sophia. Reçoit, pour cette seule finalité, les informations de l’entreprise et les justificatifs exigés par la réglementation du pays (par exemple, au Luxembourg : extrait RCS et justificatif d’adresse) |
| smsmode | Envoi des SMS (rappels de rendez-vous, alertes d’urgence), offres Pro et Business |
| CRM et logiciel métier de l’entreprise (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Odoo, Twenty, outil d’automatisation…) | Seulement si l’entreprise les relie : le contact, le résumé de l’appel, les tâches et les rendez-vous y sont recopiés à sa demande. Les clés d’accès sont chiffrées sur nos serveurs et peuvent être retirées à tout moment (« Déconnecter ») |
| Services de notification Apple, Google, Mozilla, Microsoft | Acheminement des notifications « nouvel appel » vers les appareils des utilisateurs qui les activent (contenu chiffré) |
6. Durée de conservation
Les justificatifs déposés pour l’attribution d’un numéro sont chiffrés, consultés uniquement par l’équipe Xenaos (chaque consultation est enregistrée), transmis à l’opérateur, puis supprimés de nos serveurs 7 jours après l’activation du numéro, et au plus tard 60 jours après leur dépôt. Seuls restent le type de document, sa date et son statut.
Les autres données sont conservées tant que l’entreprise utilise le cockpit. La connexion Google ou Microsoft et son jeton sont supprimés dès que l’entreprise clique sur « Déconnecter ». À la fin du contrat, ou sur simple demande à kevin@xenaos.com, les données de l’entreprise sont supprimées sous 30 jours, sauf les factures, conservées le temps exigé par la loi.
7. Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), justificatifs chiffrés avant stockage (AES-256), comptes séparés par entreprise, accès réservé aux personnes autorisées, secrets stockés hors du code.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, la suppression ou la portabilité de vos données, ou vous opposer à leur traitement, en écrivant à kevin@xenaos.com. Vous pouvez aussi saisir la CNPD (Commission nationale pour la protection des données, Luxembourg). L’accès Google peut être retiré à tout moment sur myaccount.google.com/permissions.
9. Modifications
En cas de changement important, les entreprises utilisatrices sont prévenues par e-mail avant son entrée en vigueur.